ワードやエクセル、パワーポイントで作成した資料をpdfにしてから社外へメールすることは日常的に行われています。あるいはpdfに変換しないまま送ることも場合によりあります。これらのアプリにはプロパティ（属性）と呼ばれる情報が含まれており、具体的には作成者や会社名、タイトル、コメントなどが相当します。

受信した相手がパソコンにある程度詳しい方であれば、プロパティを確認する可能性があります。もしその資料が外部から入手したものであったり競合他社のものであれば、プロパティにそれらが特定できる情報が含まれていた場合、信用を失墜することにもなり兼ねません。よって外部へ提出する文書は慎重を期する必要があります。

「ドキュメント検査」をすることでプロパティを削除・編集することができます。ワード、エクセル、パワーポイントともに操作方法は同じです。

１．「ファイル」タブをクリック

２．「情報」をクリック

３．右側にプロパティの一部が表示されています。全てのプロパティを確認する場合は、右下の「プロパティをすべて表示」をクリックする。この状態でプロパティを編集することができます。

４．「問題のチェック」をクリック

５．「ドキュメント検査」をクリック

６．全ての「チェックボックス」にチェックを入れてから、「検査」をクリック

７．検査結果が表示されるので、不要なプロパティを削除し、「閉じる」をクリック

注意事項ですが、pdfにプロパティの情報が含まれていても確認することが難しいですが、大半のpdfはワードで開くことができますので、ワードに変換してからプロパティを確認し、必要により編集します。pdfにしたからと言って安心しないほうが良いです。